労働組合の電子帳簿保存法【一覧表】対象判定と電子取引の保存要件

労働組合が電子帳簿保存法の電子取引データ保存義務を負うかどうかは、収益事業を行い、法人税の帳簿書類の保存義務があるかどうかで決まります。電子取引データの保存義務は、所得税（源泉徴収に係るものを除く）と法人税の保存義務者に課される制度だからです（電子帳簿保存法 第7条）。組合費や共済の掛金だけで運営し、収益事業を行っていない組合には、この義務は課されません。

ここでいう電子帳簿保存法は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」、電子帳簿保存法施行規則はその施行規則のことです。この記事では、組合の状況別にどこまで保存が必要かを判定表にし、保存の対象になる電子取引、保存要件、猶予措置の現況、消費税の課税事業者である場合の電子インボイスの扱いを一覧表で整理します。

労働組合が対象になるかの判定表【一覧表】

電子取引データの保存義務を負う「保存義務者」とは、国税に関する法律で帳簿書類の保存を義務付けられている者をいいます（電子帳簿保存法 第2条第4号）。そのうえで第7条は、対象を所得税（源泉徴収に係る所得税を除く）と法人税の保存義務者に絞っています（電子帳簿保存法 第7条）。労働組合の場合、判定の軸は法人税の帳簿書類の保存義務があるかどうかです。

役員手当や書記局職員の給与から源泉徴収をしている組合は多いものの、それだけで電子取引データの保存義務を負うわけではありません。判定で迷いやすいのは、会館の一部を外部に貸している、物品を継続して販売しているなど、収益事業に当たる活動があるかどうかです。

法人である組合も法人でない組合も判定の軸は同じ

法人である労働組合は法人税法上の公益法人等に当たり（法人税法 第2条第6号、別表第二）、法人格のない労働組合は代表者の定めがある「人格のない社団等」として法人とみなされます（法人税法 第2条第8号、第3条）。どちらも法人税の納税義務は収益事業を行う場合などに限られます（法人税法 第4条第1項）。そのため、法人登記の有無によって電子帳簿保存法の扱いが変わることはなく、収益事業の有無と青色申告の承認の有無で判定します。

収益事業とは、販売業、製造業その他の政令で定める事業で、継続して事業場を設けて行われるものをいいます（法人税法 第2条第13号）。組合の活動が収益事業に当たるかの判定は、次のコラムで整理しています。

関連コラム労働組合の税金と収益事業課税｜法人税・消費税の取扱い▸

青色申告の承認の有無で保存の範囲が変わる理由

青色申告の承認を受けていない組合が保存する書類は、収益事業に係る取引に関して受け取った注文書・契約書・領収書などとその写しに限られます（法人税法 第150条の2第1項、法人税法施行規則 第66条第1項、第67条第1項）。これに対し、青色申告法人が保存する書類は「取引に関して」受け取ったものとされ、収益事業に限る定めがありません（法人税法 第126条第1項、法人税法施行規則 第59条第1項）。

国税庁はこの違いを電子取引データにもそのまま当てはめ、青色申告の公益法人等は収益事業以外も含むすべての事業の取引について電子取引データを保存する必要がある一方、青色申告でない公益法人等は収益事業に関するものを保存すれば足りるとしています（電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問101）。大阪国税局も2024年3月19日の文書回答で、収益事業を行う青色申告の公益法人等について同じ見解を示しています。人格のない社団等も、施行規則の条文上は公益法人等と並べて同じ書き分けがされています（法人税法施行規則 第66条第1項）。

実務で見落としやすいのは、青色申告の承認を受けている組合です。組合費の収納、大会の会場費、機関紙の印刷代といった収益事業と関係のない取引の電子データまで保存の対象になるため、収益事業の担当者だけで対応すると範囲が足りなくなります。

保存の対象になる電子取引【一覧表】

電子取引とは、注文書・契約書・送り状・領収書・見積書などに通常記載される事項（取引情報）を、電磁的方式でやり取りする取引をいいます（電子帳簿保存法 第2条第5号）。保存の範囲は、これらの書類を紙で受け取ったり渡したりした場合に保存が必要な範囲と変わりません（電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問2）。組合の事務で生じやすいものを並べると、次のとおりです。

労働条件通知書や雇用契約書のデータが電子取引データに当たることは、国税庁が明示しています（電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問3）。一方、書き損じの見積書や、取引先から一方的に送られてくる見積書などは保存の必要がないとされています（電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問2）。青色申告の承認を受けていない組合は、この一覧のうち収益事業に係る取引だけが対象です。

電子取引データの保存要件【一覧表】

保存義務がある組合は、電子取引データを、紙で受け取った場合に書面を保存すべき場所に、書面を保存すべき期間、次の要件に従って保存します（電子帳簿保存法施行規則 第4条第1項）。

改ざん防止の4つの措置は電子帳簿保存法施行規則第4条第1項第1号から第4号、見読性と検索機能は同項が準用する第2条第2項第2号と第6項第5号に定められています。保存期間の7年は、事業年度終了の日の翌日から2月を経過した日を起算日として数えます（法人税法施行規則 第59条第1項、第2項、第67条第2項）。

検索機能の要件が緩和される場合

税務調査の際に電子取引データのダウンロードの求めに応じられるようにしていれば、範囲指定と組み合わせの検索は不要になります。さらに、基準期間（法人は前々事業年度）の売上高が5,000万円以下の場合か、データを出力した書面を取引年月日と取引先ごとに整理して提示・提出できるようにしている場合は、ダウンロードの求めに応じられることを条件に、検索機能の要件そのものが不要になります（電子帳簿保存法施行規則 第4条第1項、第2項）。

この「売上高」は、営業活動から生ずる収益をいい、営業外収益などは含まないとされています（電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問51）。組合費が多くを占める組合の収入をどこまで売上高と見るかは個別の判断になるため、迷う場合は書面を日付と取引先ごとに整理しておく方法を選ぶと、売上高の判定に左右されずに済みます。

組合で取り入れやすいのは事務処理規程

改ざん防止の措置のうち、追加のシステムが要らず組合でも取り入れやすいのは、訂正削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用する方法です（電子帳簿保存法施行規則 第4条第1項第4号）。国税庁は規程のサンプルを公表しています。保存先の共有フォルダを1つに決め、請求書データのファイル名に日付・取引先・金額を規則的に入れ、取引先別や月別のフォルダに格納する方法でも、事務処理規程とあわせて要件を満たす例として国税庁が示しています（電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問19）。

事務処理規程は、組合の会計規程の証憑保存の章とあわせて整えると、保存期間や保存場所の定めが二重にならずに済みます。

関連コラム労働組合の会計規程【記載例】支出決裁・現金管理・証憑保存の条文▸

猶予措置の現況と要件を満たさない場合

現行の第7条は2022年1月1日以後に行う電子取引に適用されています。電子データを印刷して書面で保存することを認めていた宥恕措置は2023年12月31日で終了し、2024年1月1日以後の電子取引は、電子データそのものを保存する必要があります（電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問93）。

2024年1月1日以後は、要件どおりに保存できなかったことについて所轄税務署長が相当の理由があると認め、かつ、税務調査の際に電子データとそれを出力した書面の提示・提出の求めに応じられるようにしていれば、改ざん防止や検索機能の要件を満たさずに保存できる猶予措置が設けられています（電子帳簿保存法施行規則 第4条第3項）。国税庁は、システムや事務の流れの整備が間に合わない場合を相当の理由の例に挙げ、事前の申請は不要としています。ただし、要件に従って保存できる環境があるのに、資金繰りや人手不足などの事情もなく要件に従っていない場合は対象外です（電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問93）。

要件どおりに保存されていない電子取引データは、青色申告の承認の取消しを判断する際の帳簿書類の不備に含まれます（電子帳簿保存法 第8条第3項第3号）。また、電子取引データに記録された事項に関して隠蔽・仮装があった場合は、重加算税が通常より10%加重されます（電子帳簿保存法 第8条第5項）。なお、2025年度税制改正では、国税庁長官が定める基準に適合するシステムで電子取引データを保存する場合に、この10%加重の対象から除外する制度が設けられ、2027年1月1日以後に法定申告期限が到来する国税から適用されます（あらかじめの届出が必要です）。

消費税の課税事業者である組合の電子インボイス

電子帳簿保存法第7条は消費税を対象にしていませんが、消費税の課税事業者が仕入税額控除を受けるには、帳簿と請求書等の保存が必要です（消費税法 第30条第7項）。この請求書等には、適格請求書に代えて提供される電磁的記録、いわゆる電子インボイスが含まれます（消費税法 第30条第9項第2号）。

受け取った電子インボイスは、電子帳簿保存法施行規則第4条第1項の改ざん防止の措置のいずれかを行い、同項に準ずる要件で保存するか、整然とした形式で出力した書面を保存する方法のどちらかで保存します（消費税法施行規則 第15条の5第1項、第2項）。法人税の保存義務がなく消費税の課税事業者である組合は、消費税のためだけであれば書面への出力による保存も選べます。法人税の保存義務もある組合は、法人税の側で電子データそのものの保存が求められるため、書面だけで済ませることはできません（電子帳簿保存法 第7条）。

関連コラム労働組合の消費税｜特定収入の調整計算と仕入税額控除の計算例▸

労働組合で対応を進める手順

1. 収益事業と申告の状況を確認する：法人税の申告をしているか、青色申告の承認を受けているかを、税務署への届出書の控えで確かめます。
2. 保存の範囲を決める：判定表に当てはめ、収益事業に係る取引だけか、すべての取引かを決めます。消費税の課税事業者かどうかもここで確認します。
3. 電子で受け取っている取引を洗い出す：メール添付の請求書、通販サイトの領収書、インターネットバンキングの振込データなど、紙が来ない取引を一覧にします。
4. 保存方法を決める：保存先のフォルダ、ファイル名の付け方、事務処理規程の内容を決め、書面を日付と取引先ごとに整理するかも選びます。
5. 会計規程と引継ぎ書類に反映する：保存期間と保存場所を会計規程に書き、役員改選の引継ぎ項目に電子データの保存先を加えます。

実務でつまずきやすい点

• 印刷してデータを消してしまう：保存義務がある組合では、2024年1月1日以後の電子取引は印刷だけでは足りません。猶予措置を受ける場合も、電子データ自体の保存は必要です。
• 役員個人のメールに請求書が残る：役員の私用アドレスで受け取ると、改選のたびにデータが散逸します。組合の共用アドレスで受け取る運用にそろえます。
• 青色申告なのに収益事業分だけ保存している：青色申告の承認を受けている組合は、組合費や大会関係の取引の電子データも対象です。
• 収益事業を始めた年度の切替え漏れ：会館の貸付などを始めて収益事業に該当した時点から、保存義務の対象になります。

関連コラム労働組合の会計引継ぎ【一覧表】役員改選で渡す通帳・印鑑・帳簿・未払金▸

会計監査との関係

労働組合法は、すべての財源と使途を示す会計報告を、組合員が委嘱した職業的に資格がある会計監査人の証明書とともに毎年1回以上公表することを規約で定めるよう求めています（労働組合法 第5条第2項第7号）。この監査は電子帳簿保存法とは別の制度で、収益事業の有無にかかわらず、支出の根拠を確かめる証憑が必要です。

実務では、電子帳簿保存法の保存義務がない組合でも、メールやウェブで受け取った請求書・領収書が会計監査の証憑になります。保存先と保存期間を決めずにいると、監査の時点でデータが見つからず、支出の裏付けが取れないことがあります。義務の有無とは別に、電子で受け取った証憑の置き場所を決めておくことをおすすめします。

まとめ

• 電子取引データの保存義務は所得税と法人税の保存義務者に課されるため、収益事業を行っていない労働組合には課されません。
• 収益事業を行う組合のうち、青色申告の承認がない組合は収益事業に係る取引、承認がある組合はすべての取引の電子取引データを保存します。
• 保存要件は、改ざん防止の措置、見読性、検索機能の3つが柱で、検索機能は書面の整理やダウンロードへの対応で緩和されます。
• 2024年1月1日以後は宥恕措置に代わり、相当の理由がある場合の猶予措置が設けられていますが、電子データ自体の保存は必要です。
• 消費税の課税事業者は、電子帳簿保存法第7条とは別に、受け取った電子インボイスを保存します。

収益事業の判定や青色申告の有無によって、保存の範囲は組合ごとに変わります。自組合がどの区分に当たるかなど、具体的なケースは公認会計士へのご相談をおすすめします。

参考文献

• e-Gov法令検索　電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律
• e-Gov法令検索　電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律施行規則
• e-Gov法令検索　法人税法
• e-Gov法令検索　法人税法施行規則
• e-Gov法令検索　消費税法
• e-Gov法令検索　消費税法施行規則
• e-Gov法令検索　労働組合法
• 国税庁　電子帳簿保存法一問一答（Q&A）～令和４年１月１日以後に保存等を開始する方～
• 国税庁　電子取引関係
• 国税庁　収益事業を行う青色申告法人である公益法人等の電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存について（収益事業以外の事業の取引に関する電子取引の取引情報について）

よくある質問

収益事業を行っていない労働組合も電子取引データを保存しなければなりませんか。

電子帳簿保存法の電子取引データの保存義務は、所得税（源泉徴収に係るものを除く）と法人税の保存義務者に課されます（電子帳簿保存法 第7条）。収益事業を行っていない組合は法人税の帳簿書類の保存義務がないため、この義務は課されません。ただし、会計監査の証憑として、電子で受け取った請求書や領収書の保存先は決めておくことをおすすめします。

電子で受け取った請求書を印刷して保存すれば足りますか。

保存義務がある組合では、2024年1月1日以後の電子取引について、印刷した書面だけを保存する方法は認められず、電子データそのものを保存する必要があります。相当の理由がある場合の猶予措置でも、電子データと出力した書面の両方を提示・提出できるようにしておくことが条件です（電子帳簿保存法施行規則 第4条第3項）。

猶予措置を受けるために税務署への届出は必要ですか。

事前の申請や届出は不要です。システムや事務の流れの整備が間に合わないなど、要件どおりに保存できない相当の理由があり、税務調査の際に電子データとその出力書面の提示・提出に応じられるようにしていれば、猶予措置の対象になります（電子帳簿保存法施行規則 第4条第3項、電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問93）。

法人格を取得すると電子帳簿保存法の扱いは変わりますか。

変わりません。法人登記をした組合は公益法人等として、登記をしていない組合は人格のない社団等として扱われ、いずれも法人税の納税義務は収益事業を行う場合などに限られます（法人税法 第4条第1項）。判定の軸は、法人格の有無ではなく、収益事業の有無と青色申告の承認の有無です。