労働組合の残高証明書【記載例】会計監査の依頼書と取得のタイミング

労働組合が外部の会計監査を受けるとき、ほぼ必ず求められるのが金融機関の残高証明書です。会計年度末の預金や借入金が帳簿どおりに実在することを、組合の外にいる第三者が示す資料だからです。

この記事では、残高証明書が求められる法的な背景、残高確認状との違い、依頼先と基準日、取得のタイミング、依頼書の記載例を順に整理します。支部名義の口座やゆうちょ銀行の口座など、組合ならではの迷いどころも取り上げます。

会計監査で残高証明書が求められる理由

労働組合法第5条第2項第7号の会計報告と証明書

労働組合の規約には、すべての財源と使途、主要な寄附者の氏名、現在の経理状況を示す会計報告を、組合員が委嘱した職業的に資格がある会計監査人による正確であることの証明書とともに、少なくとも毎年1回組合員に公表する旨を定めなければなりません（労働組合法 第5条第2項第7号）。

この規約要件を備えていることは、不当労働行為の救済申立てや法人登記のための資格証明書の交付を受ける際の資格審査で確認されます（労働組合法 第5条第1項）。職業的に資格がある会計監査人とは、公認会計士と監査法人などを指すとする行政解釈が示されています。

証明書の対象となる「現在の経理状況」の中心は、貸借対照表に載る預金や借入金です。監査人がその残高を正確と証明するには、組合の帳簿とは別の、金融機関側の記録で裏付けを取る必要があります。

預金・借入金の実在性を確かめる資料

監査では、企業から独立した情報源から入手した証拠や、文書化された証拠のほうが証明力が強いという考え方がとられます（監査基準報告書505 第2項）。通帳の写しや組合が作った預金明細は組合内部の資料ですが、残高証明書は金融機関が発行する外部の資料です。

労働組合の決算では、期末の預金残高が貸借対照表の資産になるだけでなく、闘争積立金などの積立金が実際に資金として確保されているかの裏付けにもなります。残高証明書は、その出発点となる数字を固める役割を持っています。

労働組合の計算書類の監査も、監査の基準に沿って行われます。公認会計士が労働組合監査を行う際の指針は、関連するすべての監査基準報告書と併せて理解することを求めています（非営利法人委員会実務指針第37号 第2項）。

残高証明書と残高確認状の違い【比較表】

似た資料に「残高確認状（確認書）」があります。残高証明書は口座の名義人である組合が金融機関に請求するものが一般的で、確認状は監査人が金融機関に送り、回答を監査人が直接受け取るものです。監査の基準でいう「確認」は、監査人が第三者から文書による回答を直接入手する手続を指します（監査基準報告書505 第5項(1)）。

どちらを使うかは監査人が決めます。監査人が確認状を送る場合でも、組合は依頼状への記名や届出印の押印、対象口座の一覧の提供を求められるのが通常です（監査基準報告書505実務ガイダンス第1号 第6項）。なお、銀行等取引残高確認書の様式例では、確認項目として預金残高、貸付金・当座貸越残高、保証・担保、預り有価証券などが挙げられています（監査基準報告書505実務ガイダンス第1号 第3項）。

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依頼先と証明の対象【一覧表】

残高証明書は、組合が取引しているすべての金融機関に依頼するのが原則です。帳簿に載っている口座だけでなく、名義が組合になっている口座はすべて洗い出してから依頼先を確定します。

実務では、闘争積立金などの特別会計の預金や、組合会館の修繕に備える積立預金が別の金融機関にあり、証明書の依頼から漏れることがあります。一般会計と特別会計で口座を分けている組合は、会計区分ごとの口座一覧を先に作っておくと漏れを防げます。

基準日と取得のタイミング

基準日は会計年度の末日

残高証明書の証明日（基準日）は、計算書類の基準となる会計年度の末日にそろえます。貸借対照表の金額と1対1で突き合わせるための資料なので、末日以外の日付で取ると、末日までの入出金を別途説明しなければならなくなります。

3月末決算の組合なら3月31日、9月末決算なら9月30日が基準日です。基準日が金融機関の休業日にあたっても、証明日は会計年度の末日として依頼するのが一般的です。

決算から大会までの逆算スケジュール

会計報告は少なくとも毎年1回組合員に公表する必要があり、総会も少なくとも毎年1回開くことが規約要件です（労働組合法 第5条第2項第6号、第7号）。大会で監査済みの会計報告を示すには、残高証明書の入手から逆算して段取りを組みます。次の表は、決算日から大会までに数か月ある組合を想定した目安です。

確認状方式の場合、金融機関側の要請を受けて、決算日後に発送した確認書の回収には通常10銀行営業日程度を見込むことが望ましいとの周知がされています。決算が集中する時期はさらに時間がかかる可能性があるため、回答期間に余裕を持たせることが求められています（監査基準報告書505周知文書第4号）。

残高証明書の依頼書【記載例】

依頼書に書く項目

金融機関ごとに所定の請求書があることが多いため、まず窓口で様式を確認します。所定様式に書き込む場合も、自作の依頼文を添える場合も、次の項目がそろっていれば記入漏れを防げます。

依頼文の記載例

所定様式に添える依頼文は、次のような文面で足ります。社名・金額・番号はすべて架空の例です。

○○銀行 △△支店 御中

残高証明書発行のお願い

当組合の会計監査のため、下記の口座について2027年3月31日現在の残高証明書を各1通発行くださいますようお願いいたします。証明書は当組合の会計監査人である□□公認会計士事務所宛てに直接お送りください。発行手数料は普通預金口座1234567から引き落としてください。

対象口座: 普通預金 1234567（一般会計）、定期預金 7654321（闘争積立金特別会計）／証明事項: 預金残高、借入金残高（ある場合）

○○労働組合 執行委員長 ○○○○（届出印）

証明書を監査人宛てに直接送ってもらう形にすると、組合の手元を経由しないため、監査人にとって確認状に近い証拠になります。どちらの送付先にするかは、依頼前に監査人と決めておきます。

ゆうちょ銀行の口座の扱い

ゆうちょ銀行は、通帳などがある貯金口座と、通帳などがない振替口座とで請求の窓口や方法が異なります。貯金口座の郵送による残高証明請求は、その口座を持つ企業等の監査人に限って受け付けるとされています（監査基準報告書505周知文書第1号）。

郵送で請求する場合は、ゆうちょ銀行所定の請求書のほか、監査人が作成した残高確認書でも請求できます。その際は、残高証明の請求である旨、証明年月日、預金者の名義・住所・記号番号と届出印、手数料を指定口座から引き落とすことの了承、証明書を監査人宛てに直接送付する旨、監査事務所の所在地と名称の記載が必要とされています（監査基準報告書505周知文書第1号）。2023年の改正では、発行手数料についてインボイスが必要な場合の取扱いの説明も加えられました。

ネット銀行・支部口座・簿外になりやすい口座

ネット銀行の口座

店舗を持たない銀行では、残高証明書の請求をウェブ上で行い、書面の郵送や電子ファイルで受け取る形が見られます。請求方法と発行形式は金融機関ごとに違うため、監査人が受け入れる形式（書面の原本か、電子ファイルでよいか）を先に確認してから請求します。

インターネットバンキングの残高画面を印刷したものや、組合が手元で保存した電子ファイルで証明書の代わりになるかどうかは、監査人が判断します。自己判断で代用せず、監査人に確認してから準備することが大切です。

支部名義の口座

支部が独立した会計を持ち、本部と合算して会計報告をしている組合では、支部名義の口座も残高証明書の対象になります。合算後の貸借対照表に載る預金は、支部分も含めて裏付けが必要だからです。

支部の数が多い場合は、本部で口座一覧と依頼書のひな形を配り、基準日と送付先をそろえて一斉に請求すると、回収と照合が早く進みます。

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簿外になりやすい口座

チェックオフで会社から振り込まれる資金には、組合費のほかに、組合が窓口となっている共済の掛金やローン返済などの預り金が混ざることがあります。これを受ける口座を帳簿の外で管理していると、残高証明書の依頼からも漏れがちです。

組合名義の口座である以上、監査人に存在を伝え、預り金として帳簿に載せたうえで証明書を取るのが筋です。帳簿にない口座が後から見つかると、会計報告全体の信頼を損ないます。

受け取った残高証明書の照合【チェックリスト】

証明書が届いたら、監査人に渡す前に組合側でも次の点を確かめておくと、期末監査がスムーズです。

• 証明日が会計年度の末日になっているか
• 名義が労働組合（または支部）の正式名称になっているか
• 口座一覧のすべての口座について証明書がそろっているか
• 預金の残高が、総勘定元帳・預金出納帳の期末残高と一致しているか
• 一致しない場合、未取立の小切手や記帳漏れなど差異の原因を説明できるか
• 借入金・担保の記載が、貸借対照表と注記の内容と合っているか
• 口座一覧にない口座が証明書に記載されていないか

差異があるからといって、ただちに誤りとは限りません。ただし、原因を説明できない差異は監査人が調べる対象になります（監査基準報告書505 第13項）。差異の一覧と原因を先にまとめておくと、監査の質問対応が短く済みます。

関連コラム労働組合の会計監査チェックリスト｜組合役員が確認する準備項目▸

まとめ

• 残高証明書は、労働組合法第5条第2項第7号の会計報告に付ける会計監査人の証明を支える、預金・借入金の外部資料です。
• 組合が請求する残高証明書と、監査人が直接回収する残高確認状は別物で、どちらを使うかは監査人が決めます。
• 基準日は会計年度の末日にそろえ、決算日の直後に請求します。確認状方式なら回収に10銀行営業日程度を見込みます。
• 依頼書には対象口座・基準日・証明事項・送付先・手数料の支払方法・届出印をそろえます。
• ゆうちょ銀行、ネット銀行、支部名義の口座、簿外になりやすい預り金口座は、事前に扱いを監査人と確認します。

どの口座まで証明書を取るか、確認状と証明書のどちらにするかは、組合の規模や会計区分によって変わります。具体的なケースは公認会計士へのご相談をおすすめします。公認会計士事務所プライムパートナーズ／株式会社プライムパートナーズコンサルティングでは、労働組合の会計監査で必要な資料の準備段階からご相談を承っています。

参考文献

• e-Gov法令検索　労働組合法
• 厚生労働省　労働組合の資格審査について
• 厚生労働省　職業的に資格がある会計監査人に該当する者の範囲
• 日本公認会計士協会　監査実務指針等
• 日本公認会計士協会　非営利法人委員会実務指針第37号 労働組合監査における監査上の取扱い及び監査報告書の文例の改正について の公表について
• 日本公認会計士協会　監査基準報告書505周知文書第1号 ゆうちょ銀行への残高証明書請求に係る周知文書の改正の公表について
• 日本公認会計士協会　銀行等取引残高確認書について（お知らせ）の公表について

よくある質問

残高証明書は組合が取って監査人に渡せばよいですか。

監査人がそれでよいとする場合もありますが、証明書を監査人宛てに直接送ってもらうよう求められたり、監査人が自ら確認状を金融機関に送ったりすることもあります。監査の基準でいう確認は、監査人が第三者から回答を直接入手する手続だからです（監査基準報告書505 第5項(1)）。依頼前に監査人と方式を決めてください。

基準日は決算日以外でもよいですか。

貸借対照表の残高と突き合わせるため、会計年度の末日を基準日にするのが原則です。別の日付で取ると、末日までの入出金を帳簿と通帳で別途説明する必要が生じます。

残高証明書の発行手数料はいくらですか。

手数料は金融機関や口座の種類によって異なり、一律の目安はありません。依頼前に各金融機関の窓口で確認し、窓口支払か指定口座からの引落しかもあわせて決めておきます。ゆうちょ銀行の発行手数料は、インボイスが必要な場合の取扱いが示されています（監査基準報告書505周知文書第1号）。

支部名義の口座にも残高証明書は必要ですか。

支部の会計を本部と合算して会計報告に含めている場合は、合算後の貸借対照表に載る預金の裏付けとして、支部名義の口座も証明書の対象になります。本部で基準日と送付先をそろえて一斉に依頼すると効率的です。

ゆうちょ銀行の残高証明書は郵送で請求できますか。

通帳などがある貯金口座の郵送による残高証明請求は、その口座を持つ団体の監査人に限って受け付けるとされています。監査人が作成した残高確認書でも、必要事項を満たせば請求できます（監査基準報告書505周知文書第1号）。