労働組合の仮払金の精算【仕訳例】活動費の前渡しと期末の未精算残高

労働組合の仮払金は、行事や出張の費用を金額が確定する前に役員へ渡したときの一時的な資産で、精算のときに実際の支出科目へ振り替え、残金の返金または不足分の追加払いとあわせて残高をゼロにするのが基本の処理です。期末までに精算が終わらなかった分は、使用済みと分かる金額だけを費用に振り替え、残りを内訳つきで仮払金に残します。

この記事では、執行委員が地区集会の費用を前渡しで受けた場面を例に、前渡し・精算（返金がある場合／不足がある場合）・期末の未精算までの仕訳を順に示します。監査で指摘されやすい点の一覧は別の記事で扱っているため、ここでは「どう仕訳し、決算書にどう残すか」に絞ります。

労働組合会計での仮払金の位置づけ

労働組合会計基準が示す貸借対照表の科目例には、流動資産として現金・預金、未収組合費、未収金、前払金などが並んでいますが、仮払金という科目は挙がっていません。ただし、示された科目は一般的なものであり、組合の態様や規模に応じて加除・変更できるとされています（労働組合会計基準 計算書類の科目）。役員や支部へ概算で資金を渡す運用がある組合では、流動資産に仮払金を設けて前渡し分を管理する方法がとれます。

仮払金の残高は、労働組合法が会計報告に求める「現在の経理状況」の一部です（労働組合法 第5条第2項第7号）。貸借対照表には期末のすべての資産を載せる必要があるため（労働組合会計基準 第4 1）、精算が済んでいない前渡し分を帳簿から落としたり、渡した時点で全額を費用にしてしまったりすると、資産と支出の両方が実態とずれます。

似た科目との線引き

仮払金は「使い道は決まっているが金額が確定していない」お金に使う科目です。似た科目と混ぜると精算の管理がしにくくなるため、規程で次のように使い分けを決めておくと整理しやすくなります。

前渡しと精算の仕訳例

ここからの例は、執行委員が地区集会の運営費として80,000円の前渡しを受け、集会後に精算する流れです（単位：円）。前渡しのときは、使い道が確定していないので費用科目は使わず、資産の仮払金を計上します。仕訳は「仮払金 80,000／現金預金 80,000」の1行です。

使い残しを返金してもらう場合

集会後、会場使用料42,000円、資料の印刷代15,400円、役員の交通費16,200円の領収書とともに、使い残した6,400円の返金を受けたとします。使った金額を科目ごとに支出として計上し、返金分は現金預金に戻して、前渡しした80,000円の仮払金を全額消し込みます（単位：円）。

実務で見かけるのは、「80,000円渡して6,400円戻ったから、73,600円をまとめて会議費」とする処理です。これでは印刷費や旅費交通費の予算と実績が比べられなくなるため、領収書の内容どおり科目を分けて計上します。返金された6,400円も収入ではなく、仮払金を減らす相手として現金預金に戻すだけです。

前渡しでは足りなかった場合

別の役員に出張費として30,000円を前渡ししたところ、実際の交通費・宿泊費が34,800円かかり、不足の4,800円を役員が立て替えていたとします。精算時に不足分を組合から役員へ支払い、仮払金30,000円を消し込みます（単位：円）。

旅費規程で日当や宿泊費を定額にしている組合では、領収書の額ではなく規程の額で精算することになります。どちらの方式で精算するかは規程で決まるため、精算書の様式にも規程の条項を書いておくと、担当者が替わっても同じ処理を続けられます。

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収支計算書への表れ方と資金の範囲

労働組合の収支計算書は、資金の増加を収入、減少を支出として作ります。資金の範囲は、現金預金だけとする方法、短期の金銭債権債務まで含める方法、さらに前払金・前受組合費・市場性ある一時的所有の有価証券まで含める方法、正味運転資金（流動資産マイナス流動負債）とする方法などを例に、組合の規模や資産構成を勘案して組合が選び（労働組合会計基準 注解 注2）、重要な会計方針として注記します（労働組合会計基準 第1 6）。

仮払金の前渡しが収支計算書のどこに出るかは、この選択で変わります。仮払金を資金の範囲に含める組合では、前渡しは資金の中での置き換えにすぎないため、収支計算書に支出が出るのは精算で科目が確定したときです。現金預金だけを資金とする組合では、前渡しの時点で資金が減るため、実務では仮払金の増減を収支計算書のどこで示すかを会計方針で決めておく必要があります。いずれの方法でも、毎年同じ方法を続けることが求められます（労働組合会計基準 第1 2（3））。

期末に残った未精算の仮払金

決算日をまたいで精算が終わらない仮払金は、残高のまま翌期へ持ち越すと、すでに使われた費用が当期の支出に入らず、収支計算書と貸借対照表の両方がずれます。期末には、渡した相手・日付・目的ごとに残高を洗い出し、次の順で処理します。

使用済みと分かる分の振替

2月に青年部の交流行事の費用として120,000円を前渡しし、3月末の決算日時点で、消耗品の購入38,500円と会場費51,000円の領収書が回収できていたとします。残りの30,500円は4月に返金予定です。期末には領収書で確認できた89,500円だけを支出科目に振り替えます（単位：円）。

この結果、期末の仮払金は30,500円となり、貸借対照表には「4月に返金予定の未使用額」として残ります。翌期に返金を受けたときは「現金預金 30,500／仮払金 30,500」で消し込み、翌期の支出には計上しません。

残高の内訳として残す項目

期末に残した仮払金は、外部の会計監査で内容や整理の状況を確認されることがあります。決算資料として次の項目をそろえておくと、監査の場で説明がしやすくなります。

前年度から繰り越されたまま動いていない残高や、相手先が説明できない残高は、仮払金として残し続けても資産の実態を示しません。回収の見込みと事実関係を確認したうえで、返還を求めるのか、使途不明の支出として扱うのかを執行機関で判断する必要があります。

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支部・専門部への前渡し

独立した会計単位になっていない支部や専門部に活動資金を渡す場合も、本部では仮払金で処理し、支部から領収書と支出の報告を受けた時点で科目別の支出に振り替える方法がとれます。支部の報告が年度末にまとめて届く運用だと、本部の仮払金が期末に大きく残るため、四半期ごとなど報告の期限を決めておくと期末の作業が軽くなります。

組織として一体で運営している支部がある場合、計算書類はその支部を含めた組合全体の活動状況を示すように作り、本部と支部の間の取引や残高は原則として相殺して表示します（労働組合会計基準 第5）。本部の仮払金と支部側の「本部からの受入れ」が両方残ったまま合算すると、同じ資金が二重に計上されるので注意が必要です。

渡し切りの活動費との違いと課税

役員に毎月定額の「活動費」「行動費」を渡し、精算を求めていない組合もあります。これは仮払金ではなく、渡した時点で支出が確定する手当に近いもので、受け取った人の所得として課税関係を確認する必要があります。

組合が給与を支払っている専従役員や書記に交際費等の名目で渡した金品は、原則として給与等とされ、組合の業務のために使うべきものとして渡し、そのために使ったことの事績が明らかなものに限って課税しないとされています（所得税基本通達 28-4）。組合事務専従者以外の組合員が、就業時間中の組合活動や遠隔地の組合大会への出席などのために組合から受ける手当・日当は、原則として雑所得とされ、従事の状態や金額が専従者と大差ない場合は給与等または旅費に準じて扱われます（所得税基本通達 23〜35共-2）。仮払金として前渡しし、領収書で精算して使途の記録を残しておけば、組合の費用として使ったことを示しやすくなります。

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精算ルールとして会計規程に書いておく事項

仮払金の処理で迷いが出るのは、仕訳そのものより「いつまでに、何を出して精算するか」が決まっていない場面です。会計規程や旅費規程に次の事項を定めておくと、期末に残る仮払金を減らせます。

• 前渡しの決裁：誰の承認で、いくらまで前渡しできるか
• 精算期限：行事・出張の終了後、何日以内に精算書を出すか。決算日の何日前を最終の締めにするか
• 精算書の添付物：領収書、行事の参加者名簿、旅費規程に基づく計算書など
• 次の前渡しの条件：前回分が未精算の人には新たな前渡しをしない
• 期末の扱い：決算日時点で使用済みの分を報告させ、振替の基礎にすること

仮払金の運用や期末の処理は、組合の規約・会計規程や資金の範囲の決め方によって変わります。具体的なケースは公認会計士へのご相談をおすすめします。

まとめ

• 仮払金は労働組合会計基準の科目例には無いものの、科目は組合の態様・規模に応じて加除できるため、前渡しの運用がある組合では流動資産に設けて管理できます（労働組合会計基準 計算書類の科目）。
• 前渡しは「仮払金／現金預金」、精算は使った金額を科目別の支出に振り替え、返金は現金預金、不足は追加払いで仮払金をゼロにします。
• 前渡しが収支計算書のどこに出るかは資金の範囲の選び方で変わり、選んだ方法は注記し、毎年続けます（労働組合会計基準 注解 注2、第1 6）。
• 期末の未精算分は、使用済みと分かる額だけ支出に振り替え、残りは相手先・目的・精算予定日の内訳つきで仮払金に残します。
• 精算を求めない定額の活動費は仮払金ではなく、受け取った人の所得として課税関係を確認します（所得税基本通達 28-4、23〜35共-2）。

参考文献

• e-Gov法令検索　労働組合法
• 日本公認会計士協会　公益法人委員会報告第5号 労働組合会計基準
• 国税庁　法第28条《給与所得》関係
• 国税庁　法第23条から第35条まで（各種所得）共通関係

よくある質問

仮払いしたときに、すぐ会議費などの費用で処理してはいけませんか。

金額や使い道がまだ確定していない段階で費用にすると、使い残しや返金が出たときに支出が過大になり、期末に精算が終わっていない分は資産として残らなくなります。前渡しの時点では仮払金で計上し、精算で領収書の内容が確定してから科目別の支出に振り替えるのが基本です。

精算で戻ってきた残金を、雑収入として計上してもよいですか。

おすすめしません。残金は組合が渡したお金が戻っただけで、新たな収入ではないため、仮払金を減らす相手科目として現金預金に戻します。雑収入にすると、収入と支出が両方とも過大に表示されます。

決算日までに領収書が集まらなかった仮払金はどうすればよいですか。

決算日時点で使用済みと確認できた分を支出科目に振り替え、残りは相手先・渡した日・目的・精算予定日の内訳をつけて仮払金に残します。翌期に精算したら、残金の返金は仮払金の消込みとして処理し、翌期の支出には入れません。

支部に渡した活動資金も仮払金で処理するのですか。

独立した会計単位になっていない支部であれば、本部で仮払金として計上し、支部の支出報告を受けて科目別の支出に振り替える方法がとれます。支部を含めて計算書類を作る場合は、本部と支部の間の取引・残高を相殺して表示します（労働組合会計基準 第5）。