労働組合の旅費規程【記載例】日当・宿泊費の定額と会計監査で見られる点

労働組合の旅費規程は、出張の承認、交通費の実費精算、日当と宿泊費の定額、仮払いの精算期限を条文と別表で決めておく内規です。大会や上部団体の会議、団体交渉のための出張が多い組合では、旅費交通費の支出は件数が多くなりがちです。支給の物差しが無いと、役員ごとに精算の仕方がばらつき、決算の会計監査で一件ずつ説明を求められることになります。

この記事では、旅費規程の条文例と、日当・宿泊費の定額表の作例を示したうえで、税務上の線引きと、会計監査人がどこを確認するかを整理します。金額はすべて当事務所の作例で、相場や上限を示すものではありません。

旅費規程と規約・会計規程の役割分担

労働組合法は、規約に定めるべき事項の一つとして、財源と使途・主要な寄附者の氏名・経理状況を示す会計報告を、組合員が委嘱した職業的に資格がある会計監査人の証明書を付けて、年1回以上組合員に公表することを挙げています（労働組合法 第5条第2項第7号）。一方で、旅費や日当をいくらにするか、どう精算するかまでは法律に定めがありません。そこで多くの組合は、規約の下に会計規程を置き、さらに支出の種類ごとの細目として旅費規程を設けています。

単位労働組合の規約は、組合員の直接無記名投票による過半数の支持を得なければ改正できません（労働組合法 第5条第2項第9号）。日当や宿泊費の金額を規約本体に書き込むと、物価や宿泊料金の変化に合わせて金額を見直すたびに投票が必要になります。実務では、規約には「旅費の支給基準は別に定める旅費規程による」と委任の根拠だけを置き、金額は執行委員会や大会の承認で改められる旅費規程の別表に回す形が扱いやすくなります。

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旅費規程の条文例（記載例）

以下は、専従役員・非専従役員・一般組合員・書記が組合の用務で出張する場面を想定した条文の作例です。組合の規模や支部の有無に合わせて、条番号や承認者を置き換えてください。

総則（目的・適用範囲・旅費の種類）

第1条（目的）　この規程は、規約第○条および会計規程第○条に基づき、組合の用務のために出張する者に支給する旅費の基準と精算の手続を定める。

第2条（適用範囲）　この規程は、執行委員会の命令または承認を受けて出張する役員、組合員および書記に適用する。

第3条（旅費の種類）　旅費は、交通費、宿泊費および日当とする。

出張の命令と承認

第4条（出張の承認）　出張しようとする者は、事前に出張伺書に用務、行先、日程および概算額を記載し、別表第1に定める承認者の承認を受けなければならない。

第5条（旅費を支給しない場合）　会社、上部団体その他の主催者が交通費、宿泊または食事を負担・提供する場合は、その負担・提供を受ける部分について旅費を支給しない。

交通費・宿泊費・日当

第6条（交通費）　交通費は、用務地までの最も経済的かつ通常の経路および方法による運賃の実費とする。ただし、執行委員長が用務の都合上やむを得ないと認めた場合は、この限りでない。

第7条（宿泊費）　宿泊費は、別表第2に定める額を上限として実費を支給する。

第8条（日当）　日当は、別表第2に定める額を、出張の日数に応じて支給する。

仮払いと精算・改廃

第9条（仮払いと精算）　出張する者は、出張伺書の概算額の範囲で旅費の仮払いを受けることができる。出張を終えた者は、終了日の翌日から起算して10日以内に、領収書その他の証憑を添えて旅費精算書を提出し、仮払金を精算しなければならない。

第10条（改廃）　この規程および別表の改廃は、執行委員会の議を経て、直近の大会（または中央委員会）に報告する。

第5条の「旅費を支給しない場合」は、規程を作る組合で抜け落ちやすい条文です。会社主催の労使協議に出席して会社が交通費を出す場合や、上部団体の会議で宿泊が用意される場合に、組合からも同じ旅費を払ってしまう二重支給を防ぐ役割があります。

日当・宿泊費の定額表（作例）

別表第2の作例です。次の金額はすべて説明用の例で、相場や税務上の基準額を示すものではありません。実際の金額は、組合の財政規模、出張の頻度、会社の旅費規程の水準などを踏まえて決めてください。

宿泊費を「定額支給」にするか「上限付きの実費精算」にするかは、組合ごとに選べます。作例では、領収書と突き合わせられる上限付き実費にしています。定額支給にすると精算の手間は減りますが、実際の宿泊料との差額が出張者の手元に残るため、次に見る税務上の扱いを説明しにくくなります。

適用する者の行で役職による差を付けていないのは、作例として最も単純な形にしたためです。役職ごとに差を設けること自体は妨げられませんが、その場合は差を設ける理由を執行委員会の議事録などに残しておくと、監査や税務の場面で説明しやすくなります。

旅費・日当の税務上の線引き

旅費規程の金額は、受け取る人の所得税の扱いにも関わります。組合の立場では、源泉徴収が要る支払かどうかを判断する場面で影響が出ます。

専従役員・書記に支給する旅費

勤務地を離れて職務のために旅行をした給与所得者に対し、その旅行の費用に充てるものとして支給する金品のうち、旅行について通常必要と認められる部分には所得税が課されません（所得税法 第9条第1項第4号）。組合から給与を受ける専従役員や書記の出張旅費は、この規定の対象になります。

「通常必要」かどうかは、旅行の目的・目的地・期間・宿泊の要否・旅行者の職務内容や地位などからみて判断し、その際、支給額が役員と使用人のすべてを通じて適正なバランスが保たれている基準で計算されているか、同業種・同規模の他の支給者の一般的な支給額に照らして相当か、を勘案するとされています（所得税基本通達 9-3）。通常必要な範囲を超えて支給した部分は、出張のための旅行であれば給与所得の収入金額になります（所得税基本通達 9-4）。

旅費規程があり、それに沿って全員に同じ基準で支給していることは、この「適正なバランスが保たれている基準」を説明する材料になります。逆に、規程が無いまま出張のたびに金額を決めていると、通常必要な範囲かどうかを後から示すのが難しくなります。

専従者以外の組合員に支給する日当

組合事務専従者以外の組合員が、就業時間中の組合活動や遠隔地の組合大会への出席などのために組合から手当・日当などの名義で受け取る金銭等は、原則としてその組合員の雑所得の総収入金額に算入されます（所得税基本通達 23〜35共-2）。ただし、組合活動への従事の状態や受け取る額が専従者と比べて大差がないなど、雑所得とするのが適当でない場合は、専従者が受ける給与等や旅費に準じて扱われます（所得税基本通達 23〜35共-2 ただし書）。

給与所得に当たる支払には組合に源泉徴収の義務が生じ（所得税法 第183条第1項）、雑所得であれば源泉徴収は要りません。同じ「日当」でも、受け取る人の立場で扱いが変わるため、旅費精算書では交通費・宿泊費の実費と日当を分けて記録しておくと、後から区分を説明しやすくなります。役員手当や休日の日当の源泉徴収の計算は、次のコラムで取り上げています。

関連コラム労働組合の役員手当【計算例】源泉徴収と年末調整の扱い▸

仮払いと精算の記帳（作例）

旅費規程第9条の仮払いと精算を、帳簿でどう記録するかの作例です。前提は、執行委員が上部団体の会議に1泊2日で出張し、出発前に30,000円の仮払いを受け、帰着後に交通費19,400円（領収書あり）、宿泊費10,000円（上限内の実費）、日当は宿泊を伴う出張の2日分4,000円（別表第2の作例による）、計33,400円を精算した、という場面です（単位：円）。

出発前の仮払い時です。

帰着後の精算時です。仮払額を超えた3,400円を追加で支払います。

決算日に仮払金が残っている場合は、出張が終わっているのに精算されていないのか、翌期の出張分なのかを確かめます。終わった出張の精算漏れであれば、精算書を回収して旅費交通費に振り替えます。仮払金の残高が何か月も動かない状態は、会計監査で質問の対象になります。

会計監査で見られる点

規約に基づいて委嘱された会計監査人は、会計報告が正確であることを証明する立場にあります（労働組合法 第5条第2項第7号）。旅費交通費については、支出が組合の定めた基準に沿っているかを、旅費規程を物差しにして確かめます。当事務所が監査の場面で確認する主な点は次のとおりです。

当事務所が監査の場面で目にすることが多いのは、規程そのものの不備よりも「規程はあるが運用が合っていない」ケースです。たとえば別表を改定したのに旧額で支給し続けている、精算期限を過ぎた仮払金が放置されている、といった例です。規程を作ったら、精算書の様式も規程の条文と同じ項目立てにそろえておくと、運用のずれが起きにくくなります。

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旅費規程を作る・見直す手順

1. 現状の把握：直近1年分の旅費精算書と出金伝票から、出張の種類（大会・上部団体会議・団体交渉・研修）と、実際に払っている日当・宿泊費の額を一覧にします。
2. 規約の委任規定の確認：規約に旅費の支給基準を別に定める旨の根拠があるかを確かめます。無ければ、規約改正の機会に委任規定を加えることを検討します。
3. 条文と別表の起案：上の条文例を参考に、承認者・精算期限・不支給の場合を組合の実態に合わせて書き、金額は別表に分けます。
4. 承認と周知：執行委員会・大会など規約が定める機関で承認し、施行日を決めて役員と書記に周知します。
5. 様式の整備：出張伺書と旅費精算書を規程の項目に合わせて作り直し、交通費・宿泊費・日当を分けて記入できる形にします。
6. 定期的な見直し：宿泊料金の変化や出張の実態に合わせて、別表の金額を年1回程度見直します。

まとめ

• 旅費規程は、規約・会計規程の下で、出張の承認、交通費の実費精算、日当と宿泊費の定額、仮払いの精算を定める内規です。
• 規約の改正には直接無記名投票による過半数の支持が必要なため（労働組合法 第5条第2項第9号）、金額は規約本体でなく旅費規程の別表に置くと見直しやすくなります。
• 専従役員などに支給する旅費は、旅行に通常必要な範囲で非課税です（所得税法 第9条第1項第4号）。規程に沿って全員同じ基準で支給していることが、その説明の材料になります。
• 専従者以外の組合員への日当は原則として雑所得です（所得税基本通達 23〜35共-2）。精算書では実費と日当を分けて記録します。
• 会計監査では、規程の承認記録、別表との一致、二重支給、仮払金の精算状況などを規程を物差しに確認します。

日当の所得区分や、規程の金額が「通常必要な範囲」に収まるかの判断は、組合の実態によって変わります。具体的なケースは公認会計士へのご相談をおすすめします。

参考文献

• e-Gov法令検索　労働組合法
• e-Gov法令検索　所得税法
• 国税庁　所得税基本通達 法第9条《非課税所得》関係
• 国税庁　所得税基本通達 法第23条から第35条まで（各種所得）共通関係
• 国税庁　No.2508 給与所得となるもの

よくある質問

旅費規程を作ることは法律で義務付けられていますか。

労働組合法は、規約に会計報告と会計監査人による証明に関する規定を含めることを求めていますが（労働組合法 第5条第2項第7号）、旅費規程そのものの作成までは定めていません。ただし、支給の基準が無いと、監査で個々の支出の妥当性を説明しにくく、専従役員の旅費が通常必要な範囲かどうかを示す材料も乏しくなります。

日当や宿泊費の金額を変えるときも、組合員の直接無記名投票が必要ですか。

直接無記名投票による過半数の支持が必要なのは規約の改正です（労働組合法 第5条第2項第9号）。金額を規約本体に書いていれば投票が必要になりますが、規約で旅費規程に委任し、金額を旅費規程の別表に置いていれば、規約が定める機関（執行委員会や大会など）の承認で改められます。

大会に出席した一般組合員に払う日当には源泉徴収が必要ですか。

組合事務専従者以外の組合員が大会出席などのために受け取る日当は、原則として雑所得とされ、源泉徴収は要りません（所得税基本通達 23〜35共-2）。ただし、組合活動への従事の状態や金額が専従者と大差がない場合は、専従者の給与等や旅費に準じて扱われます。

会社が交通費を負担した出張に、組合からも交通費を払ってしまいました。どうすればよいですか。

二重に支給した交通費は、出張者から返金を受けて精算をやり直すのが基本です。期をまたいだ場合も含め、返金の経緯を記録に残しておくと監査で説明できます。再発を防ぐには、旅費規程に「主催者が負担する部分は支給しない」旨の条文を置き、出張伺書に負担者の欄を設けておくと効果的です。